Zakaj nekaterim vodjem vedno primanjkuje časa?

Včasih se nekateri vodje znajdejo v situaciji, ko se počutijo, kot da jih bodo zdaj, zdaj odplavili problemi, ki pa so jih pravzaprav ustvarili drugi.

Mladi, obetaven inženir iz proizvodnje je bil postavljen v vlogo, da prevzame mesto vodje manjšega oddelka. Bil je zelo navdušen. Delovna morala in produktivnost je sprva skokovito narasla. Po začetnem skoku pa je začel učinek iznenada padati. Najprej počasi in nato vse hitreje. Padec produktivnosti se je občutno odražal tudi pri zmanjšanju delovne morale. Kljub trdemu delu in številnim naduram, mlademu vodji ni uspelo zaustaviti splošnega nazadovanja oddelka. Postajal je vse bolj zmeden, neodločen in neučinkovit. Bolj, ko je delal, bolj je zaostajal za plani. Ker je začel vse bolj delati še ob sobotah in nedeljah, je začela trpeti tudi njegova družina. Kaj se je pravzaprav dogajalo?

Mladi vodja je ob vsej obilici dela vedno bil na voljo vsem sodelavcem. Tudi, ko je že pričel z svojim delom in če se je na vratih pojavil nekdo drug s svojimi problemi, se je takoj posvetil njemu in namesto njega pričel iskati rešitev. Njegovi podrejeni so tako vse pogosteje začeli prihajati po odgovore k njemu. Na primer sodelavec odgovoren za pripravo analize materialov je bil s svojimi vprašanji že štirikrat pri njemu, poročila analize pa še vedno ni dokončal. Mladi vodja je že razmišljal, da bi bilo najbolje, da vso analizo naredi kar sam. Ko je prišel k njemu drugi sodelavec in za svoje delo potreboval podatke, ki bi jih pravzaprav sam lahko pridobil v sosednjem oddelku, se je mladi vodja ponudil, da bo to opravil kar on namesto njega.

Saj bomo tako hitrejši. Njegovo pokoro (odgovornost za izvršitev naloge) je prevzel na sebe. Počasi mu je začelo zmanjkovati časa za druga opravila in dela, ki bi jih kot vodja moral izvrševati. Mladi vodja je imel na grbi vse več in več pokor. Vsi so želeli podrobna navodila, nasvete in seveda za vsak problem so pričakovali, da ga bo rešil njihov vodja. S takim načinom vodenja je oddelek vse bolj in bolj nazadoval. 

Ali so res vsi podrejeni sodelavci nesposobni samostojno opraviti svoje naloge?

Odgovor je seveda nikalen. Kadar se vodja s takim načinom vodenja zaplete v sistem »ladje, ki ne pluje« je nujno potrebno ukrepati. Bolj, ko se znebiš pokor svojih podrejenih, več časa imaš zanje. Kaj to pomeni:

• »Situacije je vedno potrebno obrniti v smer delovanja in ne v smer paralize, kot da se nič ne more spremeniti.« Pri načrtovanju nalog se vodja in podrejeni nikdar ne smeta raziti brez dogovora o primernih naslednjih potezah. Podrejeni naj sam določi naslednje poteze, saj se mu tako poveča motivacija. Vodja lahko sicer sodeluje pri načrtovanju prvega koraka, nato pa mora nadaljnje predlagati podrejeni sodelavec sam.

• »Edini način, da pri ljudeh razvijemo odgovornost, je, da jim jo damo.« Vedno moramo določiti, kdo je odgovoren za rešitev posameznih težav. Ko se npr. na sestanku diskutira o nekem projektu in se naleti na težavo, je takoj potrebno določiti, kdo bo odgovoren za rešitev.

• »Vodenje z distance uporabljaj, kadarkoli je to možno, vodenje od blizu pa kadarkoli je to potrebno.« Ko vodja določi naloge svojim podrejenim se mora zavedati, da bo v nekaterih primerih potreboval več kontrole nad izvedbo naloge, pri drugih manj. V primeru, da oceni, da bo potrebno več vključevanja v izvajanje naloge je dobro, da že na začetku pride do formuliranja predlogov, ki jih vodja nato potrdi. Se pravi ob vsaki morebitni oviri, na katero naleti podrejeni, mora le ta s predlogi o rešitvi seznaniti vodjo, ki je tako sproti informiran.

• »Pametni ljudje, četudi so zdravi hodijo redno na zdravniške preglede, da čim prej odkrijejo težave in jih tudi čim prej odpravijo.« Ko se prične z izvajanjem neke naloge, projekta naj se v sam proces vključi tudi kontrolne mehanizme. Vedno kontrolirajte trenutno stanje dela in ne kontrolirajte ljudi. Vnaprej se dogovorite za naslednji termin-sestanek, ko boste lahko preverili, kako se delo odvija. Bolje je, da sproti odkrijete morebitne napake, kot pa takrat, ko je že lahko prepozno. S kontrolo dela, lahko vodja svoje podrejene zaloti pri dobrem delu in ji lahko pohvali, po drugi strani pa se tako lahko ugotovi problem in se ga reši preden se razvije v krizo.

Ko vodja osvoji zgoraj navedeno, postane sposoben učinkoviteje upravljati svoj čas. Upravljanje časa pa je danes bistven pogoj, da se lahko z manj stresa doseže zadane cilje. Podrejeni sodelavci tako svojega vodjo spoštujejo, postanejo bolj motivirani, graditi se začnejo dobri medsebojni odnosi, posredno pa se vzpostavi tudi visoka mera zaupanja v poslovanje podjetja kot celote.

Domov > Članki > Zakaj nekaterim vodjem vedno primanjkuje časa?

HRM storitve | Selectiva Pro

Selectiva Pro ponuja profesionalen in celovit pristop na področju poslovnega svetovanja, razvoju posameznikov, podjetja ali organizacije.